Table des Matières
RÈGLEMENT GÉNÉRAL NO 1
de
l'Institut d'arbitrage et de médiation du Canada Inc.
ADR Institute of Canada, Inc
I. NOM
L'association porte le nom de Institut d'arbitrage et de médiation du Canada Inc./ADR Institute of Canada, Inc., ci-après nommé l'" Institut ".
L'Institut a pour vocation d'assurer la direction nationale du développement et de la promotion de services extrajudiciaires de règlements de différends au Canada.
L'Institut a pour vision de constituer l'organisme principal des professionnels qui offrent des services de règlements extrajudiciaires de différends, d'individus et d'organismes qui utilisent de tels services.
III. DÉFINITIONS ET INTERPRÉTATION
a. " administrateur " s'entend d'un membre du conseil d'administration na tional.
b. "affilié régional " s'entend de tout affilié régional de l'Institut autorisé par les administrateurs conformément aux règlements.
c. " chapitre " s'entend de tout chapitre de l'Institut fondé par un affilié régional conformément aux règlements.
d. " Conseil " s'entend du conseil d'administration national.
e. " Loi " s'entend de la Loi sur les corporations canadiennes, avec les modifications qui lui sont apportées de temps à autre.
f. " membre " s'entend d'un membre à titre personnel ou d'une société membre, y compris les membres suspendus.
g. " membre en règle " s'entend d'un membre qui n'accuse aucun arriéré à l'égard d'une somme d'argent due à l'Institut et dont le statut de membre ne fait pas l'objet d'une suspension, pour quelque raison que ce soit.
h. " règlements " s'entend des règlements de l'Institut.
i. " règles " s'entend des règles de l'Institut.
Dans les règlements et règles de l'Institut, le singulier comporte le pluriel et vice-versa, et le masculin comporte le féminin.
S'il naît un conflit quant à l'esprit et au sens véritables des règlements ou règles actuels ou futurs de l'Institut, l'interprétation qu'en donne le Conseil est définitive et sans appel.
IV. SIÈGE SOCIAL
Le siège social de l'Institut se situe à l'endroit que le Conseil peut choisir de temps à autre au moyen d'une résolution.
V. SCEAU
Le sceau corporatif de l'Institut est tel que le choisit le Conseil, à condition qu'il comporte les mots Institut d'arbitrage et de médiation du Canada Inc./ADR Institute of Canada, Inc. La garde du sceau est confiée au secrétaire.
VI. ORGANISATION
Les fonctions de l'Institut sont remplies par ses membres au moyen de la structure que forment les réunions générales des membres, les chapitres, les affiliés régionaux, les administrateurs, le comité de direction et les employés, de la façon indiquée dans les présents règlements.
VII. STATUT DE MEMBRE
Le secrétaire tient un registre des noms des membres. Seuls les membres dont le nom est consigné dans le registre et qui sont des membres en règle ont droit aux privilèges associés au statut de membre au sein de l'Institut, à moins que les présents règlements ne contiennent des dispositions à l'effet contraire.
a. Toute demande d'adhésion présentée à l'Institut par une personne qui n'en est pas membre par l'intermédiaire d'un affilié régional doit être envoyée à l'Institut accompagnée du droit d'adhésion approprié. Le Conseil peut accepter ou refuser les demandes et les décisions du Conseil sont définitives et sans appel, conformément aux présents règlements.
b. Toutes personnes membres d'un affilié régional sont considérées comme faisant partie de la même catégorie de membre auprès de l'Institut. Chaque affilié régional doit recueillir les cotisations appropriées auprès de ses membres et les verser à l'Institut. Les représentants d'une région donnée peuvent demander au Conseil d'exempter une catégorie particulière de membres de l'affilié régional de l'obligation de verser les cotisations à l'Institut.
3. Statut de membre : catégories
a. Membre fondateur : les membres fondateurs sont ceux qui sont membres de l'Institut depuis sa date de constitution et qui ont conservé ce statut de façon continue par la suite.
b. Membre agréé : le titre de membre agréé peut être conféré par l'Institut à tout membre qui, par son service méritoire, a fait progresser la vocation et les intérêts de l'Institut ou d'un affilié régional.
c. Membre honoraire : le statut de membre honoraire peut être conféré par l'Institut à un membre qui a apporté un soutien important à un affilié régional ou à l'Institut, et à la profession d'arbitrage et de médiation.
d. Membre à titre personnel : s'entend d'une personne physique membre de l'Institut.
e. Membre associé : le statut de membre associé est réservé aux personnes physiques ou aux organismes sans but lucratif œuvrant dans des industries qui peuvent recourir à des services d'arbitrage ou de médiation, mais qui ne sont pas eux-mêmes des arbitres ou des médiateurs en exercice. Le statut de membre associé peut être conféré par l'Institut à toute personne physique ou à tout organisme sans but lucratif qui a déposé une demande d'adhésion à ce titre et qui remplit les conditions qui y sont rattachées. Les membres associés ne peuvent accéder à un poste électif.
f. Membre retraité : le statut de membre retraité est réservé aux personnes physiques ayant pratiqué dans le domaine de l'arbitrage ou de la médiation, qui n'exercent plus de telles attributions mais qui désirent continuer de participer aux activités d'un affilié régional. Le statut de membre retraité peut être conféré par l'Institut à tout membre qui a déposé une demande d'adhésion à ce titre et qui remplit les conditions qui y sont rattachées.
g. Membre corporatif : s'entend d'une société, d'un cabinet d'avocats ou de tout autre organisme professionnel qui a obtenu le statut de membre de l'Institut. Avec l'accord de l'affilié régional, chaque membre corporatif peut, sans cotisations supplémentaires devenir membre d'affiliés régionaux dans les régions où le membre corporatif possède des bureaux.
4. Représentant de la corporation
a. Chaque membre corporatif est autorisé à nommer une personne physique à titre de représentant de la corportion membre (le " représentant de la corporation ") pour ce membre corporatif, aux fins :
i. de recevoir les avis;
ii. d'exercer les droits de vote; et
iii. d'occuper un poste électif à l'un des paliers de l'Institut au nom du membre corporatif.
b. Chaque membre corporatif est autorisé à être représenté par le représentant de la corporation sur le plan national, auquel cas le représentant de la corporation peut résider dans n'importe quelle région.
c. Avec le consentement de l'affilié régional, chaque membre corporatif est également autorisée à nommer un représentant de la corporation auprès de chaque affilié régional dont elle est membre, auquel cas le représentant de la corporation doit résider dans la région pertinente.
d. Un membre corporatif peut décider de remplacer ses représentants à tout moment. Néanmoins, si le représentant de la corporation occupe alors un poste d'administrateur ou un poste électif, ce poste ne peut être transféré.
5. Renonciation au statut de membre
Les membres de toute catégorie qui n'accusent aucun arriéré de cotisations ou de droits peuvent renoncer à leur statut de membre en envoyant un avis écrit à cet effet au secrétaire, et en remettant tous les certificats de désignation d'arbitre certifié ou de médiateur certifié qu'ils détiennent.
Les membres dont les cotisations, frais, prélèvements ou droits ne sont pas payés dans les quatre-vingt-dix (90) jours suivant la date à laquelle ils deviennent exigibles seront automatiquement suspendus et si ces cotisations, frais, prélèvements ou droits ne sont pas payés dans un délai de trente (30) jours suivant la suspension, ces membres perdent leur statut de membre et leurs noms sont rayés du registre des membres. Les membres suspendus doivent remettre tous les certificats de désignation d'arbitre certifié ou de médiateur certifié qu'ils détiennent.
Un membre suspendu qui souhaite voir son statut de membre rétabli doit en faire la demande auprès de l'Institut et verser les cotisations et les frais de réintégration nécessaires. Un membre suspendu peut voir son statut de membre rétabli par le Conseil aux conditions que ce dernier peut établir de temps à autre.
8. Cotisations et frais annuels
Le Conseil est autorisé à établir les cotisations de membre annuelles, ainsi que les autres frais particuliers aux membres détenteurs d'un titre, y compris les titres Arb. C. et Med. C., sous réserve de leur approbation par les membres en règle lors d'une assemblée générale annuelle ou d'une assemblée extraordinaire des membres. Le statut de membre est valide pour une année civile. Lors de chaque assemble générale annuelle ou assemblée extraordinaire, les membres révisent les cotisations et établissent celles qui seront exigées pour l'année suivante. Un avis de soixante (60) jours précédant l'assemblée générale annuelle ou l'assemblée extraordinaire doit être transmis aux affiliés régionaux pour toute modification apportée aux cotisations; tel avis ne pourra être donné après le 31 août de l'année civile.
9. Prélèvements et droits spéciaux
Le Conseil peut effectuer des prélèvements spéciaux auprès de ses membres si cela est nécessaire pour maintenir ou développer les intérêts de l'Institut.
10. Droits de vote des membres en règle
Les membres en règle, à l'exception des membres associés, détiennent un plein droit de vote.
11. Admissibilité des membres en règle à occuper un poste électif
À l'exception des indications précises à l'effet contraire contenues dans le présent règlement, les membres en règle, y compris les membres corporatifs, par l'entremise de leurs représentants, peuvent occuper un poste électif à quelque niveau hiérarchique que ce soit.
VIII. TITRES
L'Institut peut conférer à tout membre à titre personnel la permission d'utiliser le titre d'arbitre certifié (Arb. C.) ou de médiateur certifié (Med. C.), à condition que le membre ait rempli les exigences reliées à son utilisation.
IX. CONSEIL D'ADMINISTRATION NATIONAL
Les biens, les fonds et les affaires internes de l'Institut doivent être gérés par le Conseil conformément au présent règlement.
2. Composition
a. Le Conseil se compose d'au plus quinze (15) administrateurs parmi les membres en règle ou les représentants de membres corporatifs en règle.
b. Le Conseil se compose d'un membre en règle désigné par chaque affilié régional et d'un nombre égal de membres en règle ou de représentants de membres corporatifs nommés ou élus par les membres corporatifs en règle de l'Institut. Il ne peut y avoir plus de deux (2) administrateurs représentants de corporations en provenance d'une même région.
c. Si le président élu est un administrateur provenant d'un affilié régional, le Conseil désigne, pour un mandat de un (1) an, un (1) administrateur supplémentaire nommé par l'affilié régional ayant désigné comme administrateur le président.
d. Les affiliés régionaux sont ceux qui existent en date du 30 juin de chaque année.
3. Mandat
a. Sous réserve des dispositions indiquées à l'article 2, section X du présent règlement, le mandat des administrateurs élus est de un (1) an. Le président est considéré comme un administrateur au cours de son ou ses mandats.
b. Le mandat des administrateurs débute immédiatement après l'assemblée générale annuelle de l'Institut dans l'année au cours de laquelle ils sont élus.
c. Le mandat des administrateurs qui sont désignés par le Conseil est de un (1) an, ou se termine lors de l'assemblée générale annuelle qui suit immédiatement.
4. Élections (procédure de mise en candidature)
a. Au moins soixante (60) jours avant l'assemblée générale annuelle, le directeur administratif demande à chaque affilié régional de déposer leur mise en candidature au poste d'administrateur et aux membres corporatifs de déposer une liste de mises en candidature au poste d'administrateur.
b. La liste des candidats est remise au secrétaire de chacun des affiliés régionaux et à tous les représentants corporatifs avant la date de l'assemblée générale annuelle.
c. Ces candidatures sont sujettes aux dispositions de l'article 2, section X du présent règlement qui prévoit la remise en candidature automatique, pour le mandat suivant, des administrateurs qui occupent un poste de direction.
Si un poste d'administrateur devient vacant pour quelque raison que ce soit, le Conseil peut combler le poste ainsi libéré pour le reste du mandat de l'administrateur qui l'a quitté. Si l'administrateur était un candidat d'une région, le Conseil désigne un administrateur remplaçant nommé par l'affilié de la région d'où provenait l'administrateur qui a quitté son poste. Si l'administrateur qui a quitté son poste était le représentant d'un membre corporatif, le Conseil désigne un représentant corporatif pour le remplacer. Un administrateur ainsi désigné se fait en conformité de ce qui est prévu au paragraphe b, article 2, section IX du présent règlement.
6. Destitution
Le Conseil peut destituer un administrateur avec l'assentiment des deux tiers (2/3) des voix de ses membres présents ayant droit de vote. L'administrateur ainsi destitué peut en appeler de cette décision lors à l'assemblée générale annuelle des membres suivante.
7. Réunions
a. Ordinaires
i. Les réunions ordinaires du Conseil se tiennent au moins deux fois par an, au moment et à l'endroit au Canada que le Conseil détermine.
ii. Un avis des réunions ordinaires du Conseil est donné aux administrateurs au moins trente (30) jours à l'avance. Il peut être renoncé à cet avis avec l'accord de tous les administrateurs.
i. Les réunions extraordinaires du Conseil peuvent être convoquées par le président ou à la demande d'un quart (1/4) au moins des administrateurs.
ii. Un avis des réunions extraordinaires du Conseil est donné à tous les administrateurs au moins quatorze (14) jours à l'avance. Il peut être renoncé à cet avis avec l'accord de tous les administrateurs.
c. Quorum
Lors de toute réunion du Conseil, le quorum est constitué d'une majorité simple (50 % plus un) des personnes ayant le droit d'être présentes et de voter sauf disposition expresse à l'effet contraire. Les administrateurs qui se déclarent en conflit d'intérêts doivent néanmoins être comptés pour établir le quorum. Si le nombre d'administrateurs présents lors d'une réunion du Conseil devient moindre que le nombre requis pour constituer le quorum, aucune affaire ne peut être validement traitée tant que le quorum n'est pas constitué à nouveau.Un procès-verbal de toutes les réunions du Conseil est distribué à tous les administrateurs et affiliés régionaux.
Le Conseil ou le comité de direction peut tenir une réunion au moyen d'une conférence téléphonique ou d'une méthode semblable qui permet à tous les administrateurs ou membres du comité de direction d'entendre tous les autres participants à la réunion.
8. Vote
a. Chaque administrateur a droit à un (1) vote lors des réunions du Conseil.
b. Toute question n'ayant pas trait aux règlements ou règles est adoptée par une majorité simple favorable des voix exprimées à la réunion. Toute question ayant trait aux règlements ou règles est adoptée par une majorité favorable des deux tiers (2/3) des voix exprimées à la réunion.
9. Comités
Le Conseil peut créer des comités afin de diriger ses affaires de façon efficace.
1. Composition
Les membres de la direction de l'Institut sont le(a) président(e), les vice-présidents(es), le(a) secrétaire et le(a) trésorier(ère).
Le Conseil procède à l'élection des membres de la direction, après le mandat initial (de la façon indiquée dans la convention de regroupement entre l'Institut d'Arbitrage et de Médiation du Canada Inc. et le "CFDR") lors d'une réunion précédant chaque assemblée générale annuelle subséquente. Tous les membres du Conseil ayant droit de vote peuvent participer à l'élection des membres de la direction.
Chaque membre de la direction accède à son poste de la façon suivante :
a. Président : le Conseil peut élire au poste de président soit le président actuel (si ce dernier souhaite se présenter à nouveau à ce poste), soit un des vice-présidents.
b. Premier vice-président et deuxième vice-président : le Conseil procède à l'élection du premier vice-président et du deuxième vice-président chaque année.
c. Troisième vice-président : si ni le premier vice-président, ni le deuxième vice-président ne sont des représentants corporatifs, le conseil nomme un troisième vice-président parmi les représentants corporatifs. Si le premier vice-président et le deuxième vice-président sont tous deux des représentants corporatifs, le Comité nomme à titre de troisième vice-président un membre en règle qui n'est pas un représentant corporatif et à qui les règlements permettent d'occuper un tel poste.
d. Secrétaire et trésorier : le Conseil élit le secrétaire et le trésorier chaque année; une même personne peut occuper ces deux postes à la fois. La durée du mandat de chacun de ces membres de la direction est la même que celle des membres du Conseil. Le secrétaire et le trésorier ne sont pas tenus d'être des administrateurs; s'ils ne sont pas désignés par un affilié régional ou par les membres corporatifs à titre d'administrateur, ils font partie du Conseil mais ne détiennent aucun droit de vote.
Un administrateur élu au poste de vice-président pour le mandat suivant est réputé être le candidat au poste d'administrateur pour sa région ou pour les membres corporatifs, selon le cas, pour ce mandat.
Une personne élue pour deux mandats consécutifs au poste de vice-président peut être élue au poste de président au cours du mandat suivant. Néanmoins, cette personne ne peut être réélue au poste de vice-président qu'avec le consentement préalable de l'affilié régional de cette personne, si celle-ci est un administrateur nommé à l'égard d'une région. Cette règle a pour objet de permettre à une région de changer ponctuellement de candidat au poste d'administrateur si elle le souhaite, même si le candidat précédent a occupé le poste de vice-président.
L'élection d'un membre de la direction se fait par scrutin et la majorité des voix exprimées emporte l'élection du candidat. Les résultats de l'élection sont divulgués aux membres dès que possible.
3. Mandat
Chaque administrateur élu entre en fonction immédiatement après l'assemblée générale annuelle et occupe ce poste pour la période précisée ci-dessous.
a. Président : la durée du mandat du président est de un (1) an. Le président peut se présenter aux élections pour deux (2) mandats consécutifs d'une durée de un an. Une personne qui a occupé le poste de président peut être élue à nouveau si une ou plusieurs autres personnes ont entre-temps occupé ce poste pendant au moins un mandat.
b. Premier vice-président : le mandat est d'une durée de un an ou se termine lorsque leurs successeurs respectifs sont élus.
c. Deuxième vice-président : le mandat est d'une durée de un an ou se termine lorsque leurs successeurs respectifs sont élus.
d. Troisième vice-président : le mandat est d'une durée de un an ou se termine lorsque leurs successeurs respectifs sont élus.
e. Secrétaire et trésorier : le mandat est d'une durée de un an ou se termine lorsque leurs successeurs respectifs sont élus.
Sous réserve des dispositions visant le poste de président, le Conseil peut combler les postes devenus vacants pour le reste du mandat en cours lors de toute réunion ordinaire ou extraordinaire. Une vacance au poste de président est comblée pour le reste du mandat en cours par le premier vice-président. Si le premier vice-président refuse ou est dans l'impossibilité de remplir les fonctions de président, le deuxième vice-président comble alors ce poste. De même, si le deuxième vice-président refuse ou est dans l'impossibilité de remplir les fonctions de président et qu'il existe un troisième vice-président, alors ce dernier remplit les fonctions de président. Si tous les vice-présidents refusent ou sont dans l'impossibilité de remplir les fonctions de président, alors le poste vacant est comblé lors d'une élection tenue par le Conseil. Si le premier, le deuxième ou le troisième vice-président devient président pour le reste du mandat en cours, cette personne est autorisée à présenter sa candidature au poste de président pour le mandat qui suit immédiatement.
5. Fonctions
a. Président
Le président est le principal membre de la direction élu de l'Institut. Il préside toutes les réunions des membres du Conseil auxquelles il assiste. Le président voit à ce que toutes les ordonnances, résolutions et règles du Conseil soient mises en application.
Il existe deux (2) ou trois (3) vice-présidents. Les vice-présidents de l'Institut aident le président à administrer l'Institut, à remplir les autres fonctions et à exercer les autres pouvoirs que le président ou le Conseil peut leur déléguer. En cas d'absence ou d'incapacité du président, ou si celui-ci refuse d'agir à ce titre, le premier, le deuxième ou le troisième vice-président, dans cet ordre, remplira les fonctions et exercera les pouvoirs du président.
c. Secrétaire
Le secrétaire :
i. est responsable de la distribution des avis, des ordres du jour et des procès-verbaux des assemblées des membres et des réunions du Conseil et du comité de direction;
ii. s'assure que les procès-verbaux sont préparés et que les registres des procès-verbaux sont tenus adéquatement à jour pour les assemblées des membres et les réunions du Conseil et du comité de direction;
iii. est responsable de la correspondance avec les membres et du maintien des communications internes au sein de l'Institut;
iv. a la garde du sceau;
v. tient un registre des membres;
vi. signe les documents lorsque sa signature est requise;
vii. garde une copie des lettres patentes et de toute lettre patente supplémentaire remise à l'Institut, une copie de tous les protocoles d'entente et de tous les règlements, règles et résolutions adoptés par le Conseil ou par l'Institut; et
viii. accomplit les autres tâches que le Conseil peut exiger de lui.
d. Trésorier
Le trésorier :
i. prend soin et assure la garde des fonds et des autres biens de l'Institut;
ii. tient un registre des cotisations, prélèvements et droits versés par les membres;
iii. dépose toutes les sommes qu'il reçoit auprès d'une banque à charte et tire sur cet établissement les paiements relatifs aux dépenses que l'Institut engage et approuve;
iv. tient de manière exhaustive et exacte le compte de toutes les opérations financières;
v. fait rapport au Conseil de la situation financière de l'Institut;
vi. signe les documents lorsque sa signature est requise; et
vii. accomplit les autres tâches que le Conseil peut exiger de lui.
e. Certaines tâches particulières dévolues au secrétaire ou au trésorier peuvent être déléguées de temps à autre au personnel de l'Institut, sous la supervision d'un membre de la direction.
6. Destitution
Le Conseil peut destituer tout membre de la direction avec l'assentiment des deux tiers (2/3) des voix des membres présents ayant droit de vote.
L'administration et la gestion de l'Institut sont exécutées par une personne que le Conseil désigne et auquel elle doit se rapporter par l'entremise du comité de direction. Cette personne porte le titre de directeur administratif ou tout autre titre que le Conseil peut déterminer. Cette personne peut embaucher et congédier les membres du personnel requis pour exercer les activités de l'Institut. Elle gère et dirige les tâches et les activités de l'Institut et remplit les fonctions que le Conseil peut exiger spécifiquement.
XII. COMITÉ DE DIRECTION
1. Composition
Le comité de direction est composé du président, qui le préside, des vice-présidents, du secrétaire, du trésorier et du directeur administratif.
2. Tâches
Le comité de direction est responsable de l'administration courante des affaires de l'Institut, conformément aux politiques et aux mesures approuvées par le Conseil. Le comité ne prend aucune décision d'orientation.
3. Réunions
Les réunions du comité de direction ont lieu lorsque le président les convoque, ou à la demande d'au moins la moitié (1/2) des membres du comité de direction. Un avis de convocation d'au moins deux (2) jours est donné, indiquant le moment, le lieu et l'ordre du jour des réunions du comité de direction, à moins que tous les membres du comité de direction ne renoncent à cet avis.
En cas d'urgence, une réunion extraordinaire du comité de direction peut être convoquée à quatre heures d'avis. Une réunion extraordinaire peut être tenue au moyen d'une conférence téléphonique ou d'une méthode semblable qui permet à tous les membres du comité de direction d'entendre tous les autres participants à la réunion. Une telle réunion par téléconférence ne peut être tenue qu'avec le consentement de tous les membres du comité de direction.
Lors de toute réunion du comité de direction, le quorum sera constitué et les questions à l'ordre du jour pourront être traitées si la majorité de ses membres sont présents. Les questions seront tranchées par le vote majoritaire favorable des voix exprimées.
XIII. COMITÉS
Les comités permanents sont créés par le Conseil. Les frais afférents à tous les comités permanents sont clairement identifiés au budget annuel de l'Institut. Les motions visant à créer des comités permanents doivent préciser leur mandat spécifique, qui peut être par la suite modifié par le Conseil.
Le Conseil peut créer des comités spéciaux. Si le terme du mandat n'est pas indiqué dans la motion visant à créer un comité spécial, le comité doit établir le terme de son propre mandat et le soumettre au Conseil pour approbation.
3. Présidence
Les présidents des comités permanents et des comités spéciaux sont nommés par le président de l'Institut et ces nominations sont confirmées par le Conseil.
Tous les membres des comités permanents sont nommés pour un mandat de un (1) an par les présidents de ces comités, avec l'approbation du président de l'Institut, et peuvent être éligibles pour un nouveau mandat par la suite. Les membres des comités spéciaux sont nommés pour des périodes précises ne dépassant pas un (1) an.
Le président et le directeur administratif sont membres d'office de tous les comités.
Un comité qui a omis d'agir ou qui a négligé de le faire peut être dissous par le Conseil; celui-ci peut alors constituer un autre comité.
La réunion d'un comité est convoquée par son président. À l'exception des comités traitant d'éthique ou de l'exercice de la profession, les comités doivent remettre au Conseil le procès-verbal de chacune de leurs réunions, de la façon requise par le Conseil de temps à autre.
8. Quorum
Le quorum est constitué de la majorité des membres présents. Les questions sont tranchées par le vote majoritaire favorable des voix exprimées.
Le Conseil, ou un comité dûment nommé à cette fin, peut imposer des mesures disciplinaires à un membre, le suspendre ou l'expulser pour cause d'inconduite ou parce qu'il a contrevenu aux règlements ou au code de déontologie de l'Institut, à la suite de la réception d'une plainte écrite et après avoir effectué une enquête en bonne et due forme à son égard, conformément à la règle no 1 (procédure en cas de mesure disciplinaire) établie par l'Institut, telle qu'elle peut être modifiée de temps à autre.
XV. ASSEMBLÉES
1. Annuelles
a. L'assemblée générale annuelle des membres aura lieu au moment et à l'endroit au Canada que le Conseil détermine.
b. Un avis de l'assemblée générale annuelle est distribué à tous les membres au moins soixante (60) jours avant l'assemblée. Cet avis peut prendre la forme d'un message dans une publication de l'Institut.
a. Les assemblées extraordinaires des membres peuvent être convoquées par le président ou par une résolution du Conseil.
b. Une pétition écrite signée par cent (100) membres en règle de l'Institut est nécessaire pour exiger que le Conseil convoque une assemblée extraordinaire des membres.
c. Un avis de l'assemblée extraordinaire est distribué à tous les membres au moins trente (30) jours avant l'assemblée. Cet avis peut prendre la forme d'un message dans une publication de l'Institut, et doit contenir suffisamment de renseignements pour permettre aux membres de prendre une décision éclairée.
L'omission accidentelle de donner avis de la tenue d'une assemblée, ou le fait qu'un membre en règle n'ait pas reçu un avis, n'invalide pas les résolutions adoptées ou les mesures prises lors de cette assemblée.
4. Quorum
Le quorum nécessaire pour délibérer des questions lors de toute assemblée de l'Institut est constitué par la présence de vingt-cinq (25) membres en règle.
5. Règles
Toutes les assemblées des membres se déroulent conformément à la plus récente édition du livre intitulé Prodécure des assemblées délibérantes, par Robert, sauf si ces règles sont contraires aux présents règlements.
a. Chaque membre en règle, à l'exception des membres associés, a droit à un (1) vote lors de toute assemblée de l'Institut, et lors de toute élection ou autre scrutin.
b. Les questions ne se rapportant pas aux règlements ou aux règles sont tranchées par le vote majoritaire favorable des voix exprimées à moins que la Loi ou les présents règlements n'en disposent autrement. Les questions se rapportant aux règlements ou aux règles sont tranchées par le vote favorable des deux tiers (2/3) des voix exprimées.
Les questions soumises à une assemblée générale annuelle ou à une assemblée extraordinaire de l'Institut font d'abord l'objet d'un vote par oui ou non ou d'un vote à main levée, ou, sur demande, d'un vote par scrutin. Un membre en règle peut également demander un vote par assis et debout, si un vote par scrutin n'a pas eu lieu. Tout membre en règle peut demander le résultat du vote par procuration, lequel sera ajouté au vote existant.
8. Vote du président de l'assemblée
Le président d'une assemblée ne vote que pour rompre une égalité des voix; le président d'une assemblée peut néanmoins recevoir et exercer des votes par procuration.
9. Résultat du vote sur la résolution
Après qu'il a été procédé à un vote, une déclaration faite par le président de l'assemblée à l'effet que la résolution a été adoptée ou non, à l'unanimité ou avec une majorité particulière, atteste de manière concluante ce résultat.
10. Procurations
a. Lors de toute assemblée annuelle ou assemblée extraordinaire des membres, les votes peuvent être exercés en personne ou par procuration.
b. Un membre en règle peut nommer, à titre de fondé de pouvoir, tout autre membre en règle admissible au même titre que le membre qui donne la procuration. Aucun membre en règle, à l'exception d'un membre de la direction, ne peut détenir plus de 10 procurations pour le compte d'autres membres en règle, ni exercer les droits de vote qu'elles représentent.
c. Dépôt des procurations : les procurations nommant un fondé de pouvoir doivent être déposées auprès du secrétaire de l'Institut avant l'ouverture de l'assemblée.
d. Les procurations nommant un fondé de pouvoir sont vérifiées par le secrétaire avant l'ouverture de l'assemblée.
e. Formulaire de procuration : une procuration nommant un fondé de pouvoir doit être donnée par écrit, être signée et datée par celui qui nomme le fondé de pouvoir.
f. L'avis de convocation contient un rappel du droit de nommer un fondé de pouvoir, et il y est joint un spécimen de formulaire de procuration.Une demande de vote par assis et debout, par scrutin ou par procuration peut être retirer.
Un membre en règle peut demander que son vote soit inscrit au procès-verbal de l'assemblée.
XVI. AFFILIÉS RÉGIONAUX
1. Création
Le Conseil a le pouvoir d'approuver les affiliés régionaux ou les chapitres de l'Institut sur demande, et ceux-ci sont intégrés à l'Institut.
2. Demande
Les demandes visant la création d'affiliés régionaux ou de chapitres sont soumises au Conseil et sont accompagnées d'un rapport indiquant le nombre anticipé de membres et les raisons de la demande.
Les affaires de l'affilié régional sont gérées par un comité d'administration ou un conseil d'administration régional, conformément aux règlements et règles de l'Institut et de l'affilié régional.
a. L'affilié régional a le droit de recevoir une copie des procès-verbaux de toutes les réunions du Conseil ou du comité de direction, et de toutes les assemblées générales annuelles ou assemblées extraordinaires des membres.
b. Les procès-verbaux de toutes les réunions du conseil d'administration de l'affilié régional et des assemblées générales annuelles et assemblées extraordinaires de l'affilié régional sont envoyées à l'Institut dans les trente (30) jours suivant la tenue des réunions ou des assemblées. Le nombre de membres de l'affilié régional qui y assistent est enregistré dans le procès-verbal de toutes les assemblées.
5. Nominations par l'affilié régional au conseil d'administration national
Chaque affilié régional désigne un candidat au Conseil. Le candidat choisi par l'affilié régional est également le candidat au poste d'administrateur de cette région.
La nomination est soumise par écrit au directeur administratif et confirme le consentement du candidat à accepter le poste.
Chaque affilié régional fournit à l'Institut une liste de tous ses membres en règle dans les 30 jours suivant la fin de chaque trimestre financier de l'Institut. Cette liste des membres fournit les nom et adresse postale complète de chaque membre en règle.
7. Transfert de responsabilités
Le Conseil peut transférer des responsabilités à un affilié régional de la façon qu'il juge adéquate mais conserve le droit d'établir des politiques et normes nationales pour tout ce qui touche à l'Institut.
8. Retrait du statut d'affilié régional
Une région peut perdre le statut d'affilié régional si une résolution du Conseil à cet effet est formulée lors d'une assemblée générale annuelle ou d'une assemblée extraordinaire des membres. Un avis relatif à cette motion doit être donné aux membres au moins trente (30) jours à l'avance. Le vote favorable des deux tiers (2/3) des voix exprimées à l'assemblée est requis pour que cette motion soit approuvée.
XVII. FINANCES, SIGNATAIRE AUTORISÉ, DISSOLUTION ET INDEMNISATION
1. Finances
a. L'exercice débute le 1er janvier et se termine le 31 décembre.
b. Un état financier vérifié des comptes de l'exercice antérieur est préparé et soumis à l'approbation lors de l'assemblée générale annuelle.
c. Lors de l'assemblée générale annuelle, un comptable agréé est désigné lequel est chargé de vérifier les comptes en fin d'exercice. Le Conseil a le pouvoir de désigner un autre comptable agréé pour remplacer le premier comptable désigné lorsque ce dernier n'est pas en mesure de continuer à fournir ce service entre les assemblées générales annuelles.
d. Sauf dans la mesure indiquée plus bas, les administrateurs, membres de la direction ou membres d'un comité quelconque ne sont pas rémunérés pour les services qu'ils rendent dans le cadre de leurs fonctions au sein des comités pour le compte de l'Institut, mais ils peuvent se faire rembourser les frais raisonnables qu'ils ont engagés à cet égard. Le Conseil peut obtenir chaque année une assurance responsabilité civile des dirigeants.
e. Chaque administrateur et membre de la direction de l'Institut ainsi que ses héritiers, exécuteurs testamentaires, administrateurs successoraux et autres représentants légaux sont de temps à autre intégralement indemnisés et tenus à couvert, sur les fonds de l'Institut, à l'encontre de toute réclamation reliée de quelque façon que ce soit aux activités qu'ils ont exercées au nom de l'Institut.
f. Le conseil peut verser une rémunération spéciale à un administrateur, employé ou membre du Conseil pour des services spéciaux qu'il a rendus pour le compte de l'Institut, autres que le travail courant effectué dans le cours ordinaire.
a. Signature de documents
Les contrats, documents et autres instruments faits au nom de l'Institut lieront celui-ci s'ils sont signés par le président, le directeur administratif ou par une personne qu'ils ont désignée.
b. Signataires autorisés
Le Conseil désigne jusqu'à trois (3) de ses membres à titre de signataires autorisés, chacun d'entre eux ayant le pouvoir de cosigner des documents avec le directeur administratif, au besoin.
c. Authentification de documents
Le Conseil a le pouvoir de désigner un membre du Conseil ou un membre du personnel pour authentifier un document particulier.d. Signataire autorisé de chèques
Le Conseil, au moyen d'une résolution, établit le montant maximum autorisé des chèques à être signés par le directeur administratif. Tous les chèques qui dépassent le maximum autorisé sont signés par :
i. le directeur administratif, et
ii. le président ou un signataire autorisé.
3. Dissolution
a. Si l'Institut est dissous pour quelque raison que ce soit ou abandonne sa charte, ses biens, après avoir payé ses dettes ou constitué une provision pour ce faire, seront remis à un ou plusieurs organismes sans but lucratif dont les objectifs sont semblables à ceux de l'Institut, ou à un organisme de bienfaisance enregistré au Canada, selon la décision du Conseil.
b. L'Institut est un organisme sans but lucratif et tous surplus ou tous biens acquis par l'Institut sont utilisés uniquement pour les fins de l'Institut et la promotion de ses objectifs.
XVIII. RÈGLES
1. Établissement et modification
Le Conseil établit les règles qu'il juge appropriées pour l'administration et la régie interne de l'Institut pour leur réalisation et peut révoquer, modifier ou remettre ces règles en vigueur de temps à autre.
Lorsque la révocation, la modification ou la réadoption des règles nécessite également la modification des règlements, la règle révisée deviendra applicable au moment où les règlements modifiés deviendront exécutoires.
XIX. MODIFICATIONS
1. Avis
Une modification des règlements qui n'est pas effectuée par le Conseil peut être proposée par un ou plusieurs membres en règle lors de l'assemblée générale annuelle ou d'une assemblée extraordinaire convoquée à cette fin, si l'avis écrit de ces modifications a d'abord été remis, par ce ou ces membres en règle, au Conseil au moins soixante (60) jours avant la tenue de cette assemblée générale annuelle ou assemblée extraordinaire, et au secrétaire de chaque région au moins trente (30) jours avant la date de cette assemblée générale annuelle ou de cette assemblée extraordinaire.
Toutes modifications aux règlements doivent être approuvées par au moins les deux tiers (2/3) des voix exprimées lors d'une assemblée générale annuelle ou d'une assemblée extraordinaire des membres convoquée à cette fin.
Règlements de Newco le 25 mai révision no 3
Approuvés par le conseil de IAMC le 25 mai 2000
